Napoleon Hill, Erfolg, Erfolgspsychologie
Der zuverlässige Weg zu Deinem Erfolg
4. August 2018
Zuhören - Figur - Be-Rocket - Kommunikation
Richtig Zuhören – Dein Weg zur besseren Kommunikation
18. August 2018
Bücher, Bibliothek, Wissen, Persönliches Wissensmanagement, Datenmanagement

Nicht Wissen ist Macht, sondern Wissensmanagement

Geschrieben von Daniel am 11.08.2018

 

Wissen ist nicht nur das, was Du in Deinem Kopf gespeichert hast, sondern es geht vielmehr darum, die Zusammenhänge zu verstehen und zu wissen, wo die Informationen stehen – also um Wissensmanagement. Darüber hinaus ist Wissen auch, das zu wissen was man wissen muss und was nicht. Es ist gar nicht möglich, alles Wissen im Kopf zu speichern. Deshalb hilft nur eine geschickte Strategie, um Dir das wichtigste zu merken, aber eben hauptsächlich Dein Wissen langfristig zu speichern. Im folgenden Artikel über das persönliche Wissensmanagement, geht es darum, wie Du Dein Wissen organisieren und dadurch Dein maximales Wissenspotential ausschöpfen kannst.

 


Definition

Wissensmanagement ist das Bündeln von Fachwissen, Konzepten und Methoden zur Strukturierung, Organisation und Ordnung der Wissensbasis (siehe Quellen). Das Wissensmanagement kann als ein großer Bereich des Selbstmanagements gesehen werden, weil damit wichtige Grundlagen gebildet werden.

 

Warum persönliches Wissensmanagement so wichtig ist

Wissen war schon immer das Potential unserer Persönlichkeit. Es ist Grundlage für Kommunikation, Weitblick und letztendlich Grundlage Deiner Persönlichkeit und Deines Erfolgs.

Der letzte Mensch der „alles wusste“ war der Universalgelehrte Athanasius Kircher, der 1602 in Fulda geboren wurde (siehe Quellen). Es ist also mindestens seit diesem Jahrhundert so, dass kein Mensch mehr in der Lage ist, alles bekannte Grundlagenwissen in seinem Kopf zu speichern.
Da der Informationsüberfluss exponentiell stattfindet, werden wir heutzutage regelrecht mit Informationen überschwemmt. Es wird deshalb immer schwieriger, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Da hilft es nur, die Informationen geschickt zu separieren und das Wissen, das für Dich wichtig ist, so zu speichern, dass Du es schnell wieder abrufen kannst. Auch Einstein hat Wissensmanagement betrieben und war überzeugt davon:

 

Zitat - Einstein, Wissen heißt wissen, wo es geschrieben steht

 

Zu gutem Wissensmanagement gehört sowohl das Speichern in Deinem Kopf als auch das langfristige Archivieren. Das Speichern im Kopf ist dabei natürlich besonders wichtig. Das Wissen sollte darin zumindest so vertieft sein, dass Du die Zusammenhänge verstehst und weißt, worum es geht. Dieses Wissen hast Du erstens immer bei Dir und zweitens kannst Du nur mit dem Wissen in Deinem Kopf kreative Verknüpfungen bilden. Daraus bildet sich letztendlich Deine Persönlichkeit und Dein Alleinstellungsmerkmal – Kreativität und Deine eigene Persönlichkeit kann nämlich kein Computerprogramm der Welt simulieren.
Aufgrund der Vergesslichkeit, vor allem beim sprichwörtlichen „Bulimielernen“, ist es wichtig, dazu die richtige Lernmethodik anzuwenden, um sich Wissen auch langfristig merken zu können.

 

Was Du als Basis für Dein Wissensmanagement brauchst

Wie bei allem brauchst Du natürlich eine gesunde Motivation und Neugier. Außerdem brauchst Du persönliche Ziele, damit Du weißt, für was Du Dir das Wissen überhaupt aneignest bzw. warum Du dieses speicherst. Gute Lern- und Managementmethoden helfen Dir, das gesammelte Wissen langfristig zu merken und geschickt archivieren zu können. Dann brauchst Du noch gute Sozialkompetenz für den Wissensaustausch mit anderen. Zur Selbstreflexion Deiner Basis für ein gutes Wissensmanagement kannst Du Dir die folgenden Fragen stellen:

  • Was sind Deine Wissensziele?
  • Welches Wissen ist Dir besonders wichtig und bringt Dich weiter?
  • Hast du Wissenslücken die Du schließen solltest?
  • Wie nimmst Du Wissen am besten auf bzw. wie lernst Du es am besten?
  • Wie speicherst Du es langfristig, sodass du es abrufen kannst, wenn Du es brauchst?
  • Wie sieht Dein aktuelles Wissensumfeld bzw. Deine Informationsquelle aus und wie kannst Du es weiterentwickeln?
  • Wie kannst Du trotz Informationsflut immer wieder frisch und offen für neue wichtige Informationen sein?
  • Wie erweiterst Du Dein Wissen durch Interaktion und Kommunikation (Beziehungs- und Netzwerkmanagement) mit anderen?
  • Welche mediale Unterstützung (Softwaretools) benutzt Du für Dein Wissensmanagement?

 

Wann Du Dein Wissen speichern solltest

Grundsätzlich musst Du alles Wissen erstmal erarbeiten und die Zusammenhänge verstehen (siehe dir dazu auch den Beitrag zur Lernmethodik an). Dann kannst Du die folgenden Schritte durchgehen, um zu testen, ob eine Speicherung nötig ist:

  1. Nicht langfristig relevant und keine Speicherung nötig:
    Kein Themengebiet, dass Du nochmal benötigst, weil es zu einem späteren Zeitpunkt bspw. veraltet ist.
  2. Relevant aber keine Speicherung nötig:
    Die Informationen hast Du aufgrund einer Routine bereits im Langzeitgedächtnis, oder diese sind ausgiebig online verfügbar. Wenn die Grundlagen dieses Wissens aber nicht bereits absolut sicher in Deinem Langzeitgedächtnis gespeichert sind, dann solltest Du überlegen, doch zum nächsten Punkt überzugehen. So kannst Du zumindest wenige Stichpunkte bzw. eine kurze Zusammenfassung archivieren, um das Thema nicht zu vergessen.
  3. Relevant und Speicherung nötig:
    Es handelt sich um Spezialwissen, dass Du selbst erarbeitet hast, so schnell nicht mehr auftreiben kannst und Du irgendwann – in welcher Form auch immer – brauchen könntest.

 

Wie Du Dein Wissen speichern solltest

Wenn Du in dem vorherigen Block bis zum letzten Schritt gekommen bist, dann solltest Du eine Wissens-/Informationsdatenbank erstellen. Mit der Einhaltung nachstehender Informationsmanagement-Methoden kannst Du Dein Wissen besonders effektiv archivieren:

  • Struktur über Deine gesamte Wissensdatenbank zu schaffen ist unabdingbar, um den Überblick zu behalten und um über Kategorien schnell an Deine Infos zu kommen. Die Struktur sollte fortlaufend auch immer wieder angepasst und detaillierter werden. Dazu gehört auch, Infos zu löschen, die vielleicht nicht mehr relevant sind. Hierzu solltest Du Dir in dem Beitrag zur Lernmethodik die vier Schritte zur Durchführung langfristiges Lernens ansehen.
  • Inhaltsverzeichnisse helfen Dir dabei, später wieder schnell ins Thema finden zu können. Das ergibt natürlich nur bei größeren Themenkomplexen wirklich Sinn.
  • Reduktion solltest Du anwenden, um Deine Informationen besser zu komprimieren und bündeln zu können.
  • Qualität ist der Schlüssel zur Wiederverwendung von Informationen. Nur wenn Deine Infos auch wirklich ausreichend strukturiert und qualitativ hochwertig archiviert sind, wirst Du auf sie zurückgreifen. Zusammen mit dem vorstehenden Punkt „Reduktion“ gilt also unbedingt „Klasse statt Masse“ und „weniger ist mehr“.

 

Digitalisierung

Digitalisierung Deiner Informationen sollte heutzutage eigentlich gar keine Frage mehr sein. Die meisten Informationen erlangen wir ohnehin digital, weshalb Du wahrscheinlich die vorstehenden Schritte auch bereits digital durchgeführt hast. Wenn nicht, dann solltest Du es spätestens jetzt tun. Bei vielen händischen Aufschrieben,  empfiehlt es sich, diese einzuscannen. Damit kannst Du deine Datenbank sehr viel effizienter managen, weil Du alle Deine Dateien elektronisch durchsuchen kannst und sie über eine Cloud überall verfügbar machen kannst.

Ganz nebenbei schonst Du natürlich auch die Umwelt, wenn Du nur die wirklich wichtigen Dokumente ausdruckst. Es ist natürlich nach wie vor auch ein gutes Gefühl, ein Buch in der Hand zu haben. Speziell zum lernen kann es deshalb auch Sinn machen, wenn Du Dir das Wissen zunächst auf Papier erarbeitest. Näheres dazu findest Du ebenfalls im Beitrag zur Lernmethodik.
Hier empfiehlt es sich dann aber zusätzlich das E-Book zu kaufen oder zumindest die wichtigsten Passagen einzuscannen/abzufotografieren. So hast Du es in Deiner Wissensdatenbank immer verfügbar, kannst es schnell durchsuchen und digital damit arbeiten.

Die Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten im Einzelnen:

  • Schnelle Durchsuchbarkeit
  • Effizientes Datenmanagement
  • Produktivitätssteigerung
  • Einfacher Informations- und Schnittstellenaustausch
  • Alle Daten überall verfügbar (Cloudlösung, siehe dazu Softwaretools im nächsten Abschnitt)
  • Umweltschonend

Beim Digitalisieren ist die Einhaltung einer Struktur (Punkt 1) besonders wichtig. Hierzu zählt insbesondere die Beschriftung der Ordner und Dateien. Überlege Dir beim Beschriften genau, nach welchen Begriffen Du suchen würdest und benutze diese als Dateinamen. Wenn du zur Beschriftung nicht Dein eigenes Nummernsystem verwendest, dann empfiehlt sich die amerikanische Schreibweise für das Datum (Jahr-Monat-Tag), weil alle üblichen Betriebssysteme (Windows, Mac OS, Linux…) auch danach sortieren.

 

Unterstützende Softwaretools zum Datenmanagement

Softwaretools unterstützen Dich beim Durchsuchen und Managen Deiner Dateien. Denke auch hier an den Minimalismus und benutze lieber weniger Programme, damit Deine Infos nicht zerstreut werden. Wir haben Dir im Folgenden ein paar Beispiel-Programme aufgeführt, die wir Dir empfehlen können und die in der Standardversion alle kostenlos sind:

  • Notizen:
    Hierfür eignet sich Microsoft OneNote oder alternativ Evernote. OneNote ist unsere erste Wahl, weil es in dem kompletten Umfang kostenlos ist, mehr Funktionen bietet und es mit anderen Office-Programmen kompatibel ist.
  • Dokumente:
    Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint…) sind die häufigste Art, wie Dokumente erstellt und bearbeitet werden. Zum archivieren empfiehlt sich aber ein einheitliches Format zu nutzen, nämlich PDF. Das hat den Vorteil einer geringen Speichergröße und einer Kompatibilität mit allen Systemen. Wenn Du eine doc-Datei (Word) lange nicht mehr verwendest und dann mit einer neueren Version öffnest, passiert es schnell, dass es die Formatierung verändert. Das passiert mit PDF nicht.
    Für Standard-Dokumente bietet der Adobe Acrobat Reader DC alle wichtigen Funktionen. Mit Adobe kannst Du dann unter „Bearbeitung/Erweiterte Suche“ den Inhalt mehrerer PDFs durchsuchen. Wenn Du ein PDF selbst gescannt hast, dann kannst Du die PDF OCR durchsuchbar machen, so dass Du auch die eingescannten Dateien (sogar Handschrift) durchsuchen kannst. Mit dem Adobe Reader kannst Du das unter „Werkzeug/PDF-Datei bearbeiten“ machen.
  • Fotos und Bilder:
    Mit dem Magix Photo Manager kannst du alle Fotos auf deinem PC mit einem Programm überblicken, sortieren und sogar direkt bearbeiten.
  • Komprimieren:
    Duplicate Cleaner hilft Dir, doppelte Dateien (fast) jeglicher Art zu finden und auszusortieren, wodurch Du Deine Datenmenge auf das wesentliche komprimieren kannst.
    Manche Dateien sind unverhältnismäßig groß, z.B. wenn beim Konvertieren einer PDF jede Seite als Fotodatei gespeichert wurde o.ä. Um solche Daten zu identifizieren, eignet sich SpaceSniffer. Konvertieren kannst Du diese dann per „Drag&Drop“ in diversen Online-Tools oder mit dem erwähnten Adobe Reader.
    Um Dich von dem ganzen Datenmüll zu befreien, der nebenbei entsteht, empfiehlt sich der bekannte und bewährte CCleaner.
  • Durchsuchen:
    Für eine Volltextsuche ist das Programm DocFetcher das mit Abstand beste (kostenlose) Tool im Netz. Damit kannst Du den Inhalt nahezu aller Dateien – PDF, alle Office Dateien wie Word, Excel und sogar ZIP-Dateien – durchsuchen.
    Hinweis: DocFetcher ist nur für 32 Bit Systeme deklariert, funktioniert aber auch mit einem 64 Bit System.
  • Speichern:
    Zum Speichern empfehlen sich Cloud-Lösungen, da Du hier die Möglichkeit hast, Deine Daten auf jedem Gerät abzurufen. Besonders komfortabel sind natürlich fertige Online-Lösungen, wobei Du Dir aber im klaren sein solltest, dass hier der Datenschutz alleinig vom Anbieter abhängt. Die Vorreiter sind „Dropbox“ mit 2 GB kostenlosem Speicher und sehr guter Bedienbarkeit sowie die Google „Drive“ – von Fabian empfohlen (siehe Kommentar) – mit 15 GB kostenlosem Speicher, die sich besonders für Android-Nutzer anbietet.
    Erhöhte Datensicherheit mit deutschem Serverstandort bietet z.B. die Telekom mit der „MagentaCloud“ oder als Insidertipp mit 30 GB kostenlosem Speicher, die deutsche Post mit der Cloud-Lösung „E-Post“.

 

Fazit

Wir führen unser Wissensmanagement selbst genauso durch wie in dem Artikel beschrieben. Wenn Du es auch so machst, dann sind wir überzeugt davon, dass Du Dir damit eine absolute Erleichterung und einen Vorteil verschaffen kannst. Wir benutzen eine ganz normale Ordnerstruktur für Dateien und für unsere Notizen und Aufgaben benutzen wir OneNote. Zum Datenmanagement verwenden wir die vorstehend genannten Softwaretools. Beides hat den Vorteil, dass alles sehr einfach zu bedienen ist und wir vor allem beide in Echtzeit daran arbeiten können. Unser Blog ist dann letztendlich ein ausgewählter Teil unserer Wissensdatenbank, die wir gerne mit Dir teilen und erweitern.

Neben den genannten Vorteilen der Wissenserweiterung und effektiverem Arbeiten ist es außerdem auch wahnsinnig motivierend, wenn Du Dein erarbeitetes Wissen wachsen siehst und jederzeit auf einfachste Weise darauf zurückgreifen kannst.

 

 

Quellen:
Definition von Wissensmanagement:
https://www.cen.eu/you/benefits/business/Pages/default.aspx
Athanasius Kircher:
https://www.deutsche-biographie.de/sfz41067.html

Unterstützung:
Wie immer freuen wir uns, wenn Du einen anregenden Kommentar dalässt oder diesen Beitrag teilst:

2 Kommentare

  1. Fabian sagt:

    Bei Speichern würde ich definitiv die GoogleDrive cloud ergänzen da stimmt das preis Leistung Verhältnis.
    + 15GB umsonst
    + 100GB 2$\Monat
    + beinahe jeder hat ein Konto (zumindest Android Nutzer)
    – Google hat noch mehr Daten von dir

    • Be-Rocket sagt:

      Hi Fabian,
      besten Dank für deine Ergänzung, die wir in dem Beitrag eingefügt haben. Das mit den Daten ist natürlich ein empfindliches Thema, da hast du ganz recht. Vor allem bei den kostenlosen Anbietern mit amerikanischen Servern. „Sensible“ Daten sollte man darauf zumindest nicht speichern. Da empfehlen sich dann eben zertifizierte Bezahldienste mit ausreichender Verschlüsselung und am besten deutschen Serverstandorten.
      Viele Grüße

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.