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Produktivität - Steigerung - Effektivität

Die 8 besten Methoden zu höherer Produktivität

Geschrieben von Daniel am 06.10.2018

 

To-Do-Listen sind meistens ungeordnet, nicht priorisiert und auch nicht terminiert und bleiben deshalb häufig genauso liegen wie auch die damit verbundene Arbeit. Mit den folgenden 8 Produktivitätsmethoden, die wir Dir nun vorstellen, wirst Du garantiert produktiver.

 


Grundlage

  • Motivation
    Wie in dem Beitrag zum Thema Soft Skills schon erwähnt, ist die erste Grundlage für Erfolg die Motivation. Wenn Du nicht schon motiviert bist, Deine neue Aufgabe zu meistern, dann finde zuerst den Sinn dahinter. Deine Grundmotivation erhältst Du, wenn Du weißt, warum beziehungsweise für was Du etwas tust (siehe Dir dazu den Artikel zum „Wenn Du weißt warum…“ an). Zusätzlich kannst Du Dir noch eine persönliche Belohnung ausstellen, wenn Du die Arbeit bewältigt oder ein Ziel erreicht hast.
  • Disziplin
    Um vor allem größere Aufgaben zu bewältigen ist es wichtig, sich auch langfristig dazu motivieren zu können. Dafür braucht es vor allem Zielstrebigkeit und Disziplin. Hierzu kann es ebenfalls helfen, wenn Du Dir immer wieder den Sinn beziehungsweise Dein Ziel vor Augen führst.
    Bei Aufgaben, die für Dich wenig Sinn ergeben und keinen Spaß machen und trotzdem erledigt werden müssen, hilft es, den „Zeigarnik-Effekt“ (siehe Quellen) zu kennen. Der besagt nämlich, dass Du Dich an abgeschlossene Aufgaben weniger erinnern kannst und sie Dich daher auch weniger belasten. Versuche also, Dich so schnell wie möglich von diesen Lasten zu befreien.
  • Ausgleich
    Neben der ganzen Aufgabenbewältigung solltest Du aber natürlich auch Deine Work-Life-Balance nicht aus den Augen verlieren. Wenn Du nämlich genügend Ausgleich hast, dann kannst Du während Deinen Arbeitsphasen auch deutlich produktiver sein. Es lohnt sich also, hier Dein gesundes Mittelmaß zu finden.

 

Produktivitätsmethoden

Eisenhower-Matrix
Ordne Deine Aufgaben nach der Dringlichkeit und Wichtigkeit:

Eisenhower-Matrix - Produktivität

So kannst Du auf einen Blick sehen, was sofort zu tun ist, was Du in absehbarere Zeit tun solltest, was Du an Arbeit abgegeben solltest und was Du direkt streichen kannst. Die Matrix machst Du am besten in regelmäßigen Zeitabständen immer wieder neu, auch wenn Du sie noch nicht ganz abgearbeitet hast. Das hilft Dir nochmal zu überlegen, ob sich nicht die eine oder andere Aufgabe doch schon erledigt hat.
Die Eisenhower-Matrix ist übrigens auch als die 4D-Methode bekannt, welche aber prinzipiell das gleiche aussagt. Die 4 D’s stehen dabei für „Do it“, „Delegate it“, „Delete it“ und „Delay it“.

ABC-Analyse
Mit der ABC-Analyse kannst Du nun Deine Aufgaben weiter priorisieren. Dazu markierst Du die wichtigen Aufgaben einfach mit einem A, die mittelwichtigen mit B und die weniger wichtigen mit einem C. Damit die Aufgaben von Kategorie B und C nicht in Vergessenheit geraten, kannst Du zu einem späteren Zeitpunkt Erinnerungen setzen.

First Brick-Methode
Nutze diese Methode und teile größere Aufgaben in mehrere Unteraufgaben. Das nimmt Dir die Hürde, den ersten „Backstein“ anzupacken und mit der Aufgabe zu beginnen. Außerdem erhält das Erreichen kleiner Teilziele die Motivation leichter aufrecht als das lange Warten auf das Erreichen des großen Gesamtziels.

First things first und Eat the frog first
Bei der ersten Methode (First things…) arbeitest Du die wichtigste Aufgabe zuerst ab, danach die anderen. Dadurch gehst Du sicher, dass Du, egal wieviel Du von Deiner Liste schaffst, auf jeden Fall das wichtigste erledigt hast.
Bei der zweiten Methode (Eat the frog…) fängst Du mit der schlimmsten Arbeit an, frei nach dem Motto „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“. Damit fällt es leichter, gegen Ende die Arbeit fertig abzuschließen. Diese Methode ist besonders hilfreich, wenn du dazu neigst, unliebsame Aufgaben vor dir her zu schieben.
Meist kannst Du nicht beide dieser Methoden gleichzeitig verwenden. Am besten ist es deshalb, wenn Du versuchst sie zu kombinieren. Wäge dazu ab, welche Dinge als erstes gemacht werden müssen und mache davon diejenigen, die am wenigsten Spaß machen, als erstes.

Parkinson’sche Gesetz
Dieses Gesetz besagt, dass man für eine Aufgabe genau so lange braucht, wie man sich Zeit dafür gibt. Umso näher die Deadline rückt, umso mehr steigt die Produktivität:

Parkinsonsches Gesetz - Produktivität - Methodik
Dieses Phänomen kennt wahrscheinlich jeder und hat sich auch selbst schon mal dabei erwischt. Viele brauchen diesen Zeitdruck auch, um erst richtig produktiv zu werden, was das „Edwards-Gesetz“ (siehe Quellen) auch beweist. Wenn Du also wichtige Fristen einhalten musst, dann kann es Dir helfen, Dir eine eigene „Pseudo-Deadline“ zu setzen. Damit kannst Du Deine Zeit besser einteilen und hast ausreichend Zeitpuffer, falls etwas dazwischenkommt. Du kannst außerdem die Gefahr verhindern, dass am Schluss alles auf einmal auf Dich zukommt und Du kurz vor knapp in Panik ausbrichst.

ALPEN-Methode
Bis hierher hast Du Deine Aufgaben eingeteilt und priorisiert. Jetzt brauchst Du noch einen Plan. Das Akronym A.L.P.E.N steht für Aufgaben und Termine notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidung treffen (Planen) und Nachkontrollieren. Die Methode kann Dir helfen, einen Zeitplan sowohl für die gesamte Aufgabe als auch für Deinen Tagesplan zu erstellen.
Unterstützend oder alternativ dazu kannst Du auch die „Time-Boxing-Methode“ verwenden. Hierbei planst Du Deine Aufgaben in gewissen Zeitabschnitten („Time-Boxes“) und erledigst diese nacheinander – quasi eine terminierte To-Do-Liste:

To-Do-Liste - Time-Box - Produktivität - Steigerung - Effektivität

Egal welche Methode Du verwendest, eine Zeitplanung ist enorm wichtig und solltest Du gerade bei längerfristigen Aufgaben unbedingt vornehmen.

Das Pareto Prinzip
Dieses bekannte Prinzip besagt, dass in ungefähr 20 % der Zeit 80 % der Arbeit erledigt wird. In den anderen 80% der Zeit würde man die restlichen 20% der Arbeit verrichten. Die Produktivität ist also in den ersten 80% der Arbeit am höchsten. Versuche also nicht, die Aufgabe bis ins Detail zu perfektionieren, sondern schließe das Thema schnellstmöglich ab. Wenn Du dann noch Zeit hast, kannst Du immer noch perfektionieren.

Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik kommt sinnbildlich von dem Tomaten-Wecker. Der Erfinder der Technik hat herausgefunden, dass man für den Zeitraum von 25 min die Konzentration bündeln kann und sie dann abrupt nachlässt. Man stellt sich also immer den Wecker auf 25 min, dann 5 min Pause und der nächste „Pomodoro-Zyklus“ kann gestartet werden. In den kurzen Pausen empfiehlt sich Bewegung und frische Luft. Nach spätestens 4 Pomodoro-Zyklen solltest Du eine längere Pause für mindestens 15-20 min einlegen.

 

Fazit

Wir hoffen natürlich, dass Dir unsere vorgestellten Methoden helfen, produktiver zu werden. Uns helfen die Methoden wirklich sehr, auch wenn es lange gedauert hat, sich diese anzugewöhnen. Erst mit der Routine, also wenn es für Dich zum Alltag geworden ist, mit diesen Methoden zu arbeiten, kannst Du den maximalen Effekt erreichen – bleib also unbedingt dran!

Um weitere Methoden kennen zu lernen, empfehlen wir das Buch „Bachelor of Time“* von Tim Reichel. Das Buch beschreibt auf sehr übersichtliche und einfache weiße, viele Methoden zur Produktivität und zum Zeitmanagement, die nicht nur fürs Studium geeignet sind. Wer seine Produktivität auf die Spitze treiben will, für den eignet sich der Bestseller „4-Stunden-Woche“* von Timothy Ferriss wohl am besten.

Abschließend muss noch gesagt sein, dass es absolut empfehlenswert ist seine Produktivität zu optimieren. Nur sollte man dies nicht nur deshalb machen, um jeden Tag noch mehr arbeiten zu können. Man sollte seine Produktivität vor allem erhöhen, um dadurch mehr Zeit für sich persönlich und die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu gewinnen.

 

 

Quellen
Zeigarnik-Effekt:
http://deacademic.com/dic.nsf/dewiki/1544459
Bachelor of Time – Tim Reichel:
https://amzn.to/2DW9Lwp*
4-Stunden-Woche – Timothy Ferriss:
https://amzn.to/2RifX4B*

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